Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat menyebabkan terjadinya peralihan kondisi dari sistem yang masih menggunakan konsep manual menjadi sistem komputerisasi yang telah didesain untuk pengembangan jangka panjang. Hal ini perlu dilakukan mengingat perkembangan kedepan rata-rata telah menggunakan perangkat yang terdigitalisasi dengan baik. Layanan-layanan yang semula berbasis kertas, mulai saat ini bisa di komputerisasi dengan perancangan sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Gelinas,Oram dan Wiggins 1990)
Sistem informasi saat ini telah menjadi kebutuhan dalam organisasi. Penggunaan sistem informasi memungkinkan organisasi khususnya pimpinan untuk mencapai tujuan tertentu, misalnya melihat perkembangan sumber daya manusia, memonitor keuangan realtime, peningkatan pelayanan dan kendali mutu. Perguruan tinggi sebagai organisasi yang bergerak dibidang pendidikan juga tidak lepas dari sistem informasi. Selama ini perguruan tinggi menggunakan sistem informasi hanya sebatas di pelayanan, transaksi kecil dan monitoring. Padahal sistem informasi yang terpadu dapat memberikan resume atau laporan kepada level pimpinan untuk mengambil keputusan. Saat ini bisa dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah keharusan.
LATAR BELAKANG
Mundurnya cut-off dalam penyusunan laporan keuangan sering sekali terjadi pada akhir tahun. Permasalahan ini muncul akibat belum disiplinnya unit kerja di lingkungan kantor dalam mempertanggungjawabkan keuangannya sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Universitas telah menetapkan bahwa setiap pengajuan Uang Muka Kerja (UMK) harus dipertanggungjawabkan paling lambat 30 hari sejak UMK diterima dan batas akhir penyerahan pertanggungjawaban keuangan dalam suatu tahun anggaran adalah tanggal 20 Desember. Pernahkah merasakan bagaimana repotnya mengajukan uang muka dan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) secara manual? Mungkin hal ini hanya berlaku di lingkungan institusi tertentu. UMK dan SPJ erat kaitannya dengan anggaran yang akan kita belanjakan pada periode tahunan. Dimana gerbang awal sebuah belanja barang maupun jasa adalah sebuah anggaran yang tersedia. Jika anggaran tersedia selanjutnya masing-masing bendahara unit kerja mengirimkan permohonan UMK. Jika sesuai dengan anggaran maka UMK tersebut bisa kemudian dicairkan dan dibelanjakan. Setelah kita belanja barang ataupun jasa, maka hal terakhir yang harus kita lakukan adalah membuat SPJ. Nah terbayangkah jika semua itu dilaksanakan secara manual? Jika bisa disistemkan kenapa harus tetap manual. Saya salah satu orang yang pernah terlibat dalam urusan UMK dan SPJ terutama sekali dalam hal SPJ manual. Bagaimana tidak setelah kita belanja barang maka kita wajib membuat pertanggungjawaban atas belanja tersebut. Belum lagi jika dikenakan PPh ps 22 atau ps 23, PPn 10% dan lain sebagainya. Perhitungannya pun tidak mudah walaupun sudah diberikan rumus baku untuk mencari angka-angka tersebut. Namun saya pribadi merasa sangat kerepotan mengurusi hal semacam itu. Untuk itu mengapa tidak dipikirkan untuk mencoba meng-sistemkan fitur-fitur tersebut.
Kemajuan teknologi informasi saat ini memungkinkan proses inisiasi, verifikasi, validasi, dan otorisasi dapat dilakukan secara online di mana saja dan tidak lagi harus dilakukan di kantor.Pengembangan sistem informasi pengajuan Uang Muka kerja (UMK) Online ini dilatarbelakangi oleh berbagai permasalahan yang timbul akibat keterbatasan implementasi sistem informasi UMK secara manual. Permasalahan yang timbul antara lain:
a. sistem informasi UMK secara manual membutuhkan waktu yang relatif lama
b. sistem informasi UMK secara manual belum mengakomodir pengajuan UMK yang berdasarkan standar biaya yang berlaku.
c. kesulitan untuk mengetahui progress pengajuan UMK
d. sistem informasi UMK secara manual belum mengakomodir untuk mengetahui penyerapan anggaran suatu unit dalam periode waktu tertentu
e. sistem informasi UMK secara manual kurang bisa digunakan Pimpinan sebagai alat monitoring penggunaan dana
f. Penyimpanan berkas sistem UMK manual masih rawan kehilangan dan manipulasi
g. Proses pelaporan akhir yang sering terlambat
Tujuan dari sistem informasi keuangan terpadu ini adalah untuk memperlancar sekaligus mempercepat pencairan dana/uang yang diajukan dan memperbaiki siklus pelaporan keuangan yang lebih cepat, akuntable, reliable, transparan dan fairness
Sistem informasi pengajuan UMK ini mempunyai banyak manfaat yang sangat mengurangi risiko atau permasalahan yang timbul dari proses manual sebelumnya, manfaat-manfaatnya antara lain:
a. Sistem informasi pengajuan UMK yang terintegrasi antara semua unit dan Direktorat Keuangan serta berbasis internet, memungkinkan lebih menghemat waktu, karena pengisian form pengajuan dana oleh PUMk masing-masing unit kerja dan otorisasi oleh atasan langsung PUMK dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun asalkan mempunyai akses terhadap internet, pengajuan UMK langsung terkirim pada saat itu juga ke database direktorat keuangan,sehingga langsung dapat diproses oleh Direktorat Keuangan.
b. Sistem informasi pengajuan UMK ini juga dilengkapi dengan standar satuan biaya untuk jenis-jenis belanja, sehingga hal ini dapat menjadi salah satu alat untuk memfilter pengajuan pengeluaran dana dengan jumlah yang melebihi standar yang telah ditetapkan oleh universitas.
c. Sistem informasi pengajuan UMK ini juga merekam semua update proses pengajuan UMK, sehingga sistem informasi ini mampu memberikan informasi sampai di mana UMK yang diajukan tertahan, misalnya proses UMK terhenti di bagian otorisasi atasan langsung UMK. Dengan adanya fasilitas seperti ini maka dapat diketahui bagian atau divisi mana yang tidak segera melakukan otorisasi terhadap pengajuan UMK. Sistem informasi ini juga dilengkapi dengan fasilitas “warning icon”, jika suatu UMK terhenti prosesnya selama periode tertentu makan “warning icon” ini akan memberikan peringatan kepada usernya.
d. Sistem informasi pengajuan UMK ini juga dilengkapi dengan fasilitas untuk mengetahui penyerapan anggaran yang telah dilakukan oleh suatu unit selama satu tahun anggaran. Sejalan dengan salah satu syarat pengajuan UMK adalah UMK yang sebelumnya harus dipertanggunggajawabkan min 75%, oleh karena itu dengan sistem informasi ini akan diketaui apakah suatu unit sudah mempertanggung jawabkan UMK sebelumnya min 75% sebagai syarat untuk pencairan UMK yang diajukan setelah UMK pertama.
e. Sistem informasi ini juga bermanfaat untuk atasan langsung PUMK untuk mengetahui pengajuan dana apa saja yang telah diajukan oleh PUMK selama periode tertentu. Hal ini juga dapat digunakan untuk salah salah aspek dalam penilaian kinerja PUMK.
f. Sistem informasi ini diharapkan lebih handal dan termonitor dari sisi keamanan implementasinya. Belanja barang dan jasa yang dilaporkan secara digital mempunyai tingkat kepercayaan yang tinggi dibanding pelaporan secara manual saja. Sehingga hasil pertanggungjawabannya mengandung tingkat kesalahan yang kecil.
g. Pedoman keamanan sistem informasi mengatakan pengguna/manusia itu sebagai objek yang lemah dalam keamanan, baik disebabkan dari kesalahannya sendiri maupun dari kesalahan computer (Dhillon and Backhouse,(2000)).
RUANG LINGKUP DAN METODOLOGI
Secara umum sistem informasi yang akan dirancang adalah sistem informasi pengajuan UMK dan SPJ. Awalnya pengajuan UMK dan pelaporan SPJ ini dilaksanakan manual. Pengembangan sistem informasi ini akan menggunakan pendekatan SDLC dan model waterfall. SDLC (Systems Development Life Cycle) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana, analisa, desain, implementasi, uji coba dan pengelolaan (Britton, Carol (2001)).
Pendekatan ini dirasa cukup baik dalam hal ini mengingat kebutuhan user yang berubah-ubah sesuai kenyataan yang ada di lapangan. Sistem dapat sewaktu-waktu berubah seiring perubahan bisnis proses atau adanya kebijakan baru dalam implementasi kedepannya. Tahapan-tahapan pengembangannya adalah :
1. Feasibility atau Requirement
Tahapan ini mencoba mengumpulkan permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama. Kemudian mengelompokkan menjadi sebuah atribut yang bisa disusun untuk memperjelas alur atau aliran datanya
2. Analisis
Tahapan ini merupakan tahapan kedua setelah semua kebutuhan atau permintaan dari user/pengguna dikumpulkan. Data-data atau informasi tersebut nantinya disusun menjadi sebuah flowchart atau alur data dari mulai proses awal hingga selesai. Setelah semua spesifikasi kebutuhan dikumpulkan melalui berbagai cara antara lain, wawancara, kuisioner, dan tanya jawab maka kemudian dianalisis berbagai kebutuhan dan proses bisnis tadi. Selanjutnya mulai merancang desain dan diagram alir datanya. Sebagaimana gambar dibawah :
3. Desaign
Tahapan ketiga adalah desain. Desain disini sangat luas artinya bisa desain interface ataupun bisa desain database. Desain ini bisa dilakukan secara pararel atau estafet dengan tahapan analisis
4. Pengembangan
Tahapan yang keempat adalah tahapan pengembangan atau coding. Flowchart yang telah dinyatakan bagus kemudian di konversi menjadi sebuah program dengan landasan desain dan analisis yang telah dilakukan terlebih dahulu
5. Testing
Tahapan yang tidak kalah penting adalah testing. Tahapan ini memegang peranan penting dalam sukses tidaknya sebuah sistem kedepannya. Jangan sampai testing ini dilakukan secara minimal. Kasus garuda menjadi contoh konkret gagalnya sistem jika tidak ditesting secara serius dengan segala kemungkinan
6. Implementasi
Tahapan ini merupakan kelanjutan dari testing. Jika testing sudah dinyatakan tidak bermasalah selama beberapa waktu maka sistem bisa di implementasikan secara nyata
7. Maintenance
Jangan lupakan tahapan yang satu ini. Perawatan atau pengelolaan sistem pasca implementasi sangat diperlukan untuk kelangsungan hidup sistem informasi kedepannya
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN UANG MUKA KERJA (UMK) DAN SPJ
Pengajuan UMK dari unit kerja yang masih manual menggunakan kertas memiliki banyak kendala, terutama adalah terlalu banyak membuang waktu. Otorisasi atasan langsung sebagai syarat untuk dana tersebut bisa cair juga memerlukan waktu. Kalau pihak yang berwenang tersebut sedang berada ditempat mungkin tidak begitu masalah. Bagaimana jika yang bersangkutan sedang tugas diluar kota atau sedang ada keperluan sehingga tidak bisa mengotorisasi seketika? Hal ini bisa menyebabkan dampak yang tidak baik bagi proses bisnis keuangan. Jika hal itu terjadi maka pembelian barang dan jasa bisa ikut tertunda dan pertanggungjawabannya pun juga ikut semakin larut. Padahal masalah ini sebenarnya masalah kecil namun karena terkadang manusia sering menganggap remeh sebuah berkas, jika didiamkan maka lama-lama akan menumpuk juga kerjaan di akhir tahun. Alhasil harus lembur untuk bisa menyelesaikan SPJ tersebut. Dengan adanya Sistem Online diharapkan otorisasi yang memakan banyak waktu bisa dikerjakan realtime dan uang yang diajukan unit kerja bisa langsung di terima saat itu.
Kemudian dirancang Sistem Informasi Keuangan untuk pengajuan uang muka kerja. Sistem informasi ini terkoneksi langsung dengan internet, para petugas Pemegang Uang Muka Kerja tiap unit lebih lanjut akan disebut dengan PUMK, PUMK akan mempunyai account dan password untuk mengakses ke sistem informasi ini. Selain bisa diakses oleh PUMK, sistem informasi ini juga dapat diakses oleh atasan langsung PUMK, yang berfungsi untuk memberikan pengesahan atau otorisasi atas pengajuan dana yang dilakukan oleh PUMK. Sistem informasi pengajuan UMK ini terintegrasi antara pengajuan dari PUMK masing-masing unit kerja, otorisasi oleh atasan langsung PUMK masing-masing unit kerja dan direktorat keuangan sebagai pihak yang memberikan persetujuan hingga pencairan dana. Permasalahan utama sistem manual adalah proses otorisasi yang tidak bisa ontime. Diagram alir pencairan dana sebagai berikut :
KESIMPULAN
Implementasi Sistem informasi Pengajuan UMK online di UGM telah mampu mengatasi beberapa masalah yang timbul akibat implementasi sistem pengajuan UMK manual. Banyak manfaat yang timbul akibat implementasi Sistem informasi Pengajuan UMK online di UGM, sehingga proses pengajuan UMK pun lebih efektif dan efisien. Untuk memudahkan mengakses Sistem informasi Pengajuan UMK online ini, UGM telah memberikan fasilitas netbook yang diberikan kepada semua PUMK. Namun demikian, meskipun sudah mengimplementasi Sistem Informasi Pengajuan UMK online ini, Dierektorat Keuangan UGM masih mensyaratkan back-up file yang berwujud hardcopy UMK yang diserahkan ke Direktorat Keuangan, kebijakan ini belum mendukung adanya gerakan paperless. Dengan implementasi Sistem informasi Pengajuan UMK online ini agar terselenggara dengan baik maka sumber daya manusia (PUMK) harus memiliki kemampuan komputer dan internet yang cukup memadai.
Britton, Carol (2001). Object-Oriented Systems Development. McGraw-Hill
Gelinas,Oram,Wiggins(1990). Accounting Data Processing. PWS-kent pub.co.
Janine Spears (2010). User participation in information systems security risk management, Pable University
Dhillon, G., and Backhouse, J.(2000). “Information System Security Management in the New Millennium,” Communications of the ACM
O’Brien (2006). Introduction to information system 12th ed. Mc Graw-Hill
Jogiyanto (1999), Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi
